La inteligencia artificial es el nuevo Excel

[Este artículo se refiere al uso personal de la inteligencia artificial, es decir, el que cada uno puede aplicar a su productividad personal, no al uso a nivel organizativo que se basa en el diseño de aplicaciones apoyadas por IA.]

Historia

Recuerdo cuando, hace ya muchos años, comencé mi trayectoria en el mundo laboral. Era una época en la que los ordenadores no eran una novedad, pero tampoco habían ganado el dominio de la oficina que hoy día tienen. En aquella época, en diferentes departamentos convivían sistemas completamente diversos. Aún pienso, no sin cierta nostalgia, en los Mac con System 8 que utilicé durante meses, en difícil coexistencia con sus enemigos con Windows 95 o 98 (la transferencia de archivos entre ellos, cuánto tiempo desperdiciado y cuánta frustración).

En aquellos tiempos sucedía, como ahora, que coexistía en las oficinas de la Universidad de Salamanca una diversidad de personas con diferentes mentalidades y formación, normalmente asociadas a la edad de cada uno. En muchos sitios encontrabas, al lado de la pantalla del ordenador, un soporte en el que descansaba o, en algunos casos, aún reinaba, la máquina de escribir. Y no faltaba un día en que se no se oyera el teclear de ametralladora, porque a la hora de utilizar papel autocopiativo (y había toneladas de él repartidas por los distintos Centros) la máquina de escribir seguía siendo la única opción.

Dentro de esa diversidad de personas, el trabajador de toda la vida tenía una característica fundamental: trataba al ordenador como una caja misteriosa en la que, siguiendo las indicaciones del Centro de Proceso de Datos, aparecía la información de los estudiantes. Esto se utilizaba, sobre todo, en la gestión académica.

En el apartado económico, las situación era bastante más avanzada, porque las aplicaciones de contabilidad habían tomado el mundo por asalto, facilitando la gestión prespuestaria y financiera de forma revolucionaria. Sin embargo, no estaban exentas de dificultades, y recuerdo perfectamente los tiempos en que hubo que introducir datos de ejercicios pasados en la entonces nueva plataforma que se ejecutaba en Windows y que esta destinada a sustituir a la que se había empleado hasta aquel momento, que funcionaba sobre Mac. Ver en cada puesto un ordenador de Apple, ya entonces más elegantes, junto a un PC resultaba el epítome de la evolución tecnológica.

Y entonces, como ahora, había una división fundamental. Por un lado estaba el trabajador que utilizaba los ordenadores con las aplicaciones específicas para las que recibía formación, a las que se unía Microsoft Word, que, al fin y al cabo, se trataba como una extensión de la máquina de escribir. Esto era lo más común y, de alguna manera, lo esperado.

Pero también había algunos capaces de un poco más. Eran los que, en diferentes situaciones, hablaban de utilizar algo llamado Microsoft Excel o, como alternativa, Claris Filemaker. Ante las nuevas necesidades, porque aquella fue la época en la que se gestaron las mil y una bases de datos individuales con que se gestionaron las organizaciones antes de la centralización del conocimiento, y ante los problemas de Filemaker en Windows (y lo caro de las correspondientes licencias), proponían una alternativa basada en filas y columnas que no todo el mundo llegaba a comprender.

Donde se aceptaban estas soluciones, solían tener éxito. Estos pioneros informáticos de las hojas de cálculo se convertían en figuras clave dentro de sus unidades. Su dominio de Excel o Access les permitía crear hojas de cálculo a medida que, aunque hoy podamos considerar primitivas o toscas, automatizaban las tareas repetitivas y realizaban cálculos de maneras que antes eran imposibles. Estas personas conseguían solucionar problemas, proporcionaban alternativas a las formas habituales de hacer las cosas y aportaban una idea de cómo podrían utilizarse los ordenadores de formas más productivas. De pronto, se podían generar mantener registros, aplicar filtros o, incluso, generar informes complejos con unos pocos clics (aunque en esta batalla entonces Filemaker era el rey, a la larga acabó perdiéndola, debido a la omnipresencia de Excel, a los precios de las licencias y los problemas de coexistencia entre las diferentes versiones del software). Su capacidad para dominar una ofimática básica pero eficiente dio a estas personas un cierto estatus de ‘solucionadores’.

Actualidad

Por sorprendente que parezca, esta situación de los años 2000 no ha cambiado demasiado. Es cierto que ahora todo nuevo trabajador sabe utilizar hojas de cálculo y que Excel se ha asimilado, en cierta manera, a Word. También lo es que la presencia de Filemaker es residual y que las bases de datos centralizadas se han hecho cargo de muchas de las tareas que antes quedaban libradas a la inventiva de cada área o departamento. Pero también lo es que, en Excel, la mayoría de las personas no es capaz de ir más allá del uso de filtros y de algunas fórmulas básicas. Incluir tablas dinámicas se considera utilización avanzada y programar en VBA está fuera del alcance de la mayoría. PowerQuery o PowerBI ni siquiera entran en la ecuación.

Ahora miramos desde el borde del precipicio de una nueva revolución. Un cambio impulsado por la inteligencia artificial, que promete transformar nuestro trabajo tanto como lo hizo Excel hace décadas. Al igual que aquellos primeros usuarios de Excel, que veían en este programa una herramienta capaz de resolver problemas que habrían requerido horas de trabajo manual, nos encontramos hoy ante una tecnología que parece sacada directamente de una película de ciencia ficción. La inteligencia artificial generativa, sea ChatGPT, Claude, Copilot, Llama, Mistral, Qwen, Granite, Command, Databricks o cualquier otro de los ahora innumerables modelos grandes de lenguaje o de los más actuales multimodales puede absorber grandes cantidades de datos, identificar patrones ocultos y ayudar en la toma de decisiones de una forma que va más allá de cualquier cosa que pudiéramos haber soñado hace diez años.

Aquellos primeros usuarios de Excel luchaban con las fórmulas y trataban de aprender, muchas veces por su cuenta, los rudimentos de VBA con el objetivo de automatizar las tareas más tediosas. Hoy la inteligencia artificial nos permite ir mucho más allá con menos esfuerzo. Podemos utilizar la IA para que diseñe estas mismas fórmulas o scripts de forma instantánea, para que nos enseñe nuevas habilidades o incluso para que nos sugiera cómo llevar a cabo nuevas automatizaciones analizando nuestros flujos de trabajo.

Y a nivel de organización, se pueden entrenar algoritmos para proporcionar información mediante chatbots tanto a los usuarios como a los empleados, analizar patrones de actividad o financieros, predecir tendencias futuras u optimizar procesos internos, entre muchas otras cuya definición depende del tipo de organización de que se trate.

Como sucedió con Excel, solo un pequeño número de personas domina actualmente las herramientas de inteligencia artificial.

Y, como algunas voces han comenzado a advertir, a las organizaciones no les interesa que ese conocimiento se concentre en los científicos de datos o los ingenieros de aprendizaje automático. Pero, al igual que ocurrió con las hojas de cálculo, la accesibilidad de la IA aumentará gradualmente. Nuevas plataformas intuitivas y fáciles de usar permitirán a personas sin conocimientos técnicos aprovechar el poder de la IA para mejorar su trabajo, su creatividad e incluso su vida diaria.

La historia se repite, pero esta vez a una escala mucho mayor. La IA tiene el potencial de democratizar el acceso al conocimiento y la innovación, empoderando a individuos y empresas de todos los tamaños. Así como Excel nos liberó de tareas repetitivas de cálculo, la IA nos permitirá enfocarnos en actividades más creativas y estratégicas. Estamos al comienzo de una nueva era, una era en la que la inteligencia artificial será tan omnipresente como las hojas de cálculo son hoy en día.